שיחת משתמש:Natishwartz/תקשורת בארגון, זמני
הוספת נושאמבוא[עריכת קוד מקור]
תקשורת בארגון היא דבר הכרחי בכל ארגון על-מנת שהוא יוכל להתקיים. כל הפעולות ותהליכי העבודה שמתבצעים בארגון דורשים את משאב המידע שטיבו תלוי במערכת התקשורת בארגון. מבלי תקשורת אין הארגון יכול לספק לסביבה החיצונית תוצרים ותפוקתו תלויה בזרימת המידע הפנימי בתוך הארגון.התקשורת הארגונית בנויה מרשתות שונות, כל רשת מקשרת בין מספר מוגדר וקבוע של ממלאי תפקידים בארגון, המזינים האחד את השני במידע, כגון מידע טכני, כספי, עסקי וכדומה.נוסף למערכת התקשורת הארגונית הרשמית והממוסדת, מתקיימים בכל ארגון גם חילופי מידע לא-רשמיים. מידע זה כולל ידיעות, שמועות, דעות והערכות של חברי הארגון בנושאים שונים.
הנחות יסוד עליהם התבססו בתחילת חקר התקשורת בארגון[עריכת קוד מקור]
-למרות שבני אדם פועלים בהגיון לא ניתן לצפות ממנו לקחת החלטות בצורה רציונאלית מכיוון שהוא לא חשוף לכל המידע האפשרי המשפיע על קבלת החלטה מסוימת , ולכן יש צורך בפירוט והיררכיה בתהליך של זרימת התקשורת הרלוונטית לאדם הרלוונטי על מנת לקבל החלטות יותר רציונאליות.
-תבנית לוגית ומשתנים אבסטרקטיים צריכים להיות אבני היסוד שעליהם מונחת כל תיאוריה שהיא, כל שצריך לעשות על מנת להבין את התקשורת בארגון, הוא לבצע תצפיות לאבחן התנהגויות למפות אותן לעריך מהו הפקטור המשפיע שלהם ובעזרת לוגיקה להגיע למסקנות.
-תקשורת היא בעיקרה תהליך מכני, שבו נוצרת הודעה ע"י השולח מועברת בערוץ מסוים אל הנמען המפענח אותה, עיוות מיוצג ע"י ההבדל לכוונת השולח להבנת הכוונה של הנעמן ויש לפעול על מנת לצמצם הבדלים אלו.
-ארגונים הם ישויות מכאניות שבהם החלקים ( כולל העובדים) ניתנים להחלפה , מה שעובד בארגון אחד יעבוד בארגון עם אופי דומה , הבדלים אישיים ניתן למזער ואפילו להעלים בעזרת טכניקות ניהול עדינות ומבוקרות.
-ארגון הוא מיכל שבו מתרחשת תקשורת , כל הבדל בצורת תקשורת מסוימת לאחרת ניתן ללמידה ולהערכה ע"י משתנים המשפיעים על פעילות התקשורת בארגון.
כלי תקשורת בארגון[עריכת קוד מקור]
תקשורת כתובה: תקשורת כתובה היא אחד הכלים המקובלים בארגון. היא באה בכמויות אדירות: תזכירים שצריך לקרוא ולהעביר, מכתבים והודעות, שצריך עליהם לענות, התראות ומודעות. הוראות נוהל- בכל אירגון גדול קיימות הוראות נוהל מפורטות. הוראות אלה מפרטות את ה"עשה ואל תעשה" של עובדי המקום בתפקידים השונים. ההוראות מפורטות ככל שהאירגון גדול , מורכב ומסועף. את ההוראות הנוהל מעדכנים מדי פעם. את העדכונים שולחים לקריאה ולימוד לכל המחלקות.
כלים אלקטרוניים: דואר אלקטרוני הוא אחד האמצעים המרכזיים בעידן הטכנולוגי בימינו שבו ארגונים מעבירים מידע הן עם הסביבה הפנים ארגונית והן עם הסביבה החיצונית. בנוסף לדואר אלקטרוני קיימים אמצעים אלקטרוניים נוספים המשמשים להעברת מידע כגון פקסים, טלפונים, לווין וכו'. כל האמצעים הנ"ל פועלים על רשתות תקשורת בין מחשבים. כגון רשת תקשורת מקומית-LAN הפועלת בין תחנות עבודה או בבנינים סמוכים ורשת תקשורת רחבה- WAN הפועלת בארגונים הרחוקים גאוגרפית זה מזה.
תקשורת בעל-פה: תופסת חלק נכבד מהמידע הזורם בארגון ויעילה במיוחד כאשר מדובר במספר מצומצם של עובדים.
גישות של תקשורת בארגון[עריכת קוד מקור]
בארגון יש שני ערוצי תקשורת, תקשורת פורמאלית ותקשורת בלתי פורמאלית. תקשורת פורמאלית היא העברה של מידע, הוראות ודיווח בדרכים רשמיות, הנקבעות ע"י המבנה הארגוני. תקשורת בלתי פורמאלית היא כל המידע בארגון הזורם דרך קשרים אישיים, שאינם קשורים למבנה הארגוני. בעבר התקשורת הבלתי הפורמאלית נחשבה כמכשול למימוש הפוטנציאל של ארגון להשגת ביצועים יעילים, אך כיום תקשורת זו נחשבת לחשובה ביותר בהבטחת היעילות והביצועים של ארגונים מודרניים. גישת תקשורת מלמעלה-למטה(Top-down): הגישה הזאת משמשת את הדרג הגבוה בארגון לתקשר בצורה מסודרת ויעילה עם הדרגים הנמוכים יותר. רוב המידע שממנו ניזון הארגון זורם בשלושה כיוונים: תקשורת אנכית, תקשורת אופקית ותקשורת אלכסונית (1994 , Daniels & Spiker ). בשלושת סוגי התקשורת הללו זרימת המידע היא דו-סטרית, אך המידע אינו זהה: תקשורת אנכית מזרימה מידע שמקורו בצמרת הארגון ויעדו הסופי הוא הרובד התחתון שלו. באופן במקביל, הרובד המבצע מזרים מידע כלפי מעלה אל ראשות הארגון, דרך דרגי הביניים השונים במדרג הסמכות. כך גם התקשורת הארגונית האופקית והאלכסונית הן דו-סטריות. לאלה מצטרפת תקשורת חיצונית המזרימה מידע מארגון לסביבה וממנה אליו.
תקשרות בין אישית[עריכת קוד מקור]
תקשרות בין אישית היא התקשורת הבסיסית המתקיימת בין שני אנשים או יותר ומתוארת בארגון כאירוע/אפיזודה. המשתתפים באירוע תקשורת בסיסי: מוען , המצפין מסר לסמלים מוכרים ושולחם לנמען בערוץ מסוים. הנמען מפענח את הסמלים ומגיב מילולית/לא מילולית. בתהליך זה משתתפים גורמים הקשורים במתקשרים או בערוצי התקשורת, הפועלים באקראי או בשיטתיות ומשבשים/מעוותים את המסרים. גורמים אלה נקראים רעשים.
פירוט מרכיבי התקשורת הבין אישית
מסר - המשגת רעיון שמוען רוצה להעביר. סוגים שכיחים של מסרים הם: העברת מידע, חיפוש מידה מתן הוראה, הבעת רגשות, הבעת עמדה, הסכמה הצגת רעיון הבעת ציפייה וכד'.
מוען - המוען הוא יוזם התקשורת המעוניין למסור מידע או לבקשו, לתת הוראה או לבטא הרגשה. לא רק המסר משתתף באירוע אלא אף, מוען מומחיותו, בהירות הניסוח שלו, הליכותיו משפיעים על האופן שבו הוא מעביר את המסר ועל אופן קליטתו.
נמען - הנמען הוא מקבל המסר קולט את המסר ומגיב אליו. גם לו אפיונים משלו תפקיד וסגנון מנהיגות.
הצפנה - הצפנה היא תהליך שבו מקדדים את המסר למערכת סמלים ואותות. בתהליך זה מוסר המוען את המסרים על פי קוד לשוני תרבותי או אחר. בחירת הסמלים משקפת את נסינו ותרבותו של המוען את היכרותו עם הנמען ואת מצבו רגשי והחשיבות שהוא מייחס למסר.
פענוח - תהליך שבו הנמען מפרש את סימני המסר. פענוח המסר מתרחש במוחו של הנמען ומושפע מניסיונו של הנמען, ציפיותיו מצבו הרגשי והפיזי בעת העברת המסר. הפענוח אינו רק תרגום מילולי של סמלים לשוניים אלא הבנת משמעותם בהקשר הנתון.
המסרים בתקשורת בין אישית מועברים באמצעות ערוצי תקשורת, קיימים ערוצים שונים להעברת מסרים. נהוג למין את ערוצי התקשורת לתקשורת מילולית – המתחלקת לתקשורת בע"פ ולתקשורת כתובה ולתקשורת לא מילולית.
תקשורת מילולית בעל פה - מועברים מסרים פנים אל פנים או טלפונית. יתרונה- זמינה ומספקת משוב מידי ובירור אי הבנות. היא אף מאפשרת חשיפה פיסית ושימוש בתקשורת לא מילולית.
תקשורת מילולית כתובה - נעשית באמצעות מכתבים/מזכרים/דו"חות/חוזרים וכל תיעוד אחר המעביר מידע. מאפשרת הפצת מידע רחבה בעונה אחת, מדויקת בניסוחה, מספקת מקור לשימוש מאוחר יותר, מהווה מסמך רשמי.
תקשורת לא מילולית - מכילה מסרים שאינם מקודדים למילים ומועברים בשפת הגוף, למשל: תנוחה, לבוש, הבעות פנים, קשר עין. אלה גוררים תגובות של אהדה, ביטחון עצמי, מצב רוח, הזדהות וכו'. (עובד פונה לעמיתו בבקשה לסיוע והאחרון נע בחוסר שקט ומביט בשעונו)
התקשורת הלא מילולית מעשירה את המסר ומוסיפה משמעויות, שאינן באות לידי ביטוי בתקשורת המילולית. לעיתים הראשונה סותרת את השנייה וגורמת לנמען לפירוש מוטעה.
משוב הוא תגובת (הסכמה/התעלמות/התנגדות של) הנמען למוסר, כאשר בהתרחשותו הופך הנמען למוען והמוען לנמען. חשיבות המשוב רבה, כי הוא מעריך את האפקטיביות והבהירות של התקשורת ומידת השפעת המסר על הנמען. נהוג להבחין בין תקשורת חד סטרית המתרחשת כאשר המוען מעביר מסרים לנמען בלי לקבל משוב ובין תקשורת דו סטרית המתרחשת כאשר המוען מקבל משוב מן הנמען . העדרו של המשוב עשוי לנבוע מחוסר הזדמנות לקיימו כמו מוען שאינו מעוניין בתגובת משוב מנמען מחשש כלשהו ולכן אינו ממתין לה. המשוב משמש בארגון כלי ניהולי חשוב, אך מנהלים רבים לא מאמצים אותו. החוקרים מאייר, קיי ופרנץ'(1965) מצאו, כי למשוב חיובי השפעה מעטה על התנהגויות ביצועיות של העובדים ואילו למשוב שלילי השפעה שלילית. אך, מאז ועד היום התגלו ממצאים סותרים: משוב שלילי משפר את ביצועי העובדים בתנאי שאינו מכוון לאישיותם אלא לביצועים בלבד.
הפרעות ורעשים בתקשורת
רעש או הפרעה לתקשורת הוא כל דבר המפריע להעברת המסר, לעיוותו ולגרימת פער בין כוונת המוען לקליטת הנמען. להלן שלשה מקורות להפרעות בתקשורת:
- הפרעות שמקורן באמצעי התקשורת - רעשים בקו הטלפון/תקלות בהעברת הדואר/עומס בערוצי תקשורת.
- הפרעות שמקורן במְתקשרים – ניגודי אינטרסים בין המוען לנמען/עוינות רגשית/הבדלי תרבות/הבדלי סטאטוס/הבדלי תפיסה ומשמעות.
- הפרעות שמקורן במבנה הארגוני – מרחק תפקידי/נהלים מגבילים בהעברת מסרים/העדר הזדמנות למתן תשובה/נורמות ארגוניות המעודדות אי ֿשיתוף במידע.