משתמש:דן בלליס/הטמעת מערכות מידע 2

הטמעת מערכות מידע - (Implementing Information System) -הינו תהליך המתרחש בארגון שבו עולה הצורך או הדרישה להכניס לשורותיו מערכת ממוחשבת חדשה במטרה לייעל תהליכים וליצור סביבת ניהול לכלל הדרגים ובעלי התפקידים באותו ארגון או מוסד,ההטמעה תתוכנן על פי מודל הכולל מספר תהליכים אינטגרליים וזו במטרה לענות בצורה האולטימטיבית על דרישות הארגון וליצור כיסוי אופטימלי לצרכיו.

תהליך הטמעת מערכות מידע

בחברות וארגונים תהליך זה ברובו מורכב ודורש תכנון נכון, בסיסי ומבוקר שכולל את שלבי ההטמעה, אפיון נכון של המערכת ואופי תהליכי העבודה. לאלו חשיבות של ממש לגבי התהליך עצמו. במסגרת תהליך הטמעת מערכת מידע חשוב לשמור על הידע שצוברות חברות רבות, להבטיח את יעילות העבודה, להימנע מפעילויות כפולות ומיותרות וכמובן לעבוד בצורה אפקטיבית. הטמעת מערכות מידע הינו הבט חשוב בתכנון ראשוני ובהקמה של כל חברה וארגון ולכן לעוסקים בכך דרושים הידע והיכולות המקצועיות המתאימות.

בהגיען של מערכות מידע חדשות לחברות וארגונים שונים קיימים באופן טבעי קשיים מגוונים, במיוחד ברמה הטכנית – הן של המערכות עצמן והן ביכולתן להשתלב בתוך החברה. הטמעה של מערכת מידע שלא נבחרו בכובד ראש ובכך אין הן תואמות את תכונות החברה בצורה נכונה עלולות להביא לכך שלא תהיה אינטראקציה עם החברה ובכך לא רק שלא תמלא את ייעודה אלא אף תזיק לחברה ולארגון בדמות הפסדים כספיים רחבים, עובדי חברה לא מרוצים המשתמשים במערכות ועיכוב בצמיחה הארגונית.

שילוב של מערכות מידע כולל בתוכו כמה בשלבים בולטים. אלו מהווים נקודות ציון חשובות אודות ההטמעה עצמה וביכולת החברה והארגון להתנהל עימה לאורך זמן.

שלבים בהטמעת מערכות מידע

נקודות ציון אלו כוללות את השלבים הבאים בהטמעת מערכות מידע:

• זיהוי - זהו השלב הראשוני ממש בחזון של הטמעת מערכות מידע. בתהליך זה קיימת בחברה דרישה וידיעה ברצון של מציאת פתרונות חדשים, זאת באמצעות שדרוג מערכות המידע הקיימות לאחרות.
• אימוץ - שלב הכולל בדיקה פנימית של חברה וארגון אודות החלופות המוצעות כיום בשוק ויכולות להיות רלוונטיות ופרודוקטיביות לשאיפות הארגון. בסופו של תהליך זה רוצה אותה חברה להגיע למצב שאימץ לחיקו בחירה נכונה ומקצועית בהטמעת מערכות מידע חדשות שיתרמו לחברה.
• עיבוד והסתגלות - שלב המייצר הדדיות בין מערכות המידע החדשות שנכנסו לחברה לבין החברה עצמה ואנשיה. שלו בו הם לומדים להכיר את מערכות המידע, להתרגל אליה ולהסתגל לדרישותיה השונות.
• אימון ולמידה - שלב בו יש מעט חפיפה עם השלב הקודם. עם הזמן מתהווה תהליך הדרגתי של אנשי החברה בכל הדרגים כמעט ובו מתקיים תהליך של אימון ולמידה אודות מערכות המידע. תהליך זה אמור לשקף עימו גרף למידה עולה, שבו בכל תקופת זמן ישנה למידה נוספת אודות מערכות המידע עד לכדי שליטה וסנכרון מלא בה.
• התפשטות ומוחדרות - שלו בו מערכות המידע הופכות לקבועות ממש בתוך החברה והארגון ולמי שמביט במחוץ נראה הדבר שהן קיימות שם זמן רב. בשלב זה מערכות המידע הופכות לחלק של ממש בארגון וחלק מהאפיון החדש שלו.

ניתן להצביע על חמישה שלבים אלו כיוצרים בסופו של תהליך מעגל שלם של השפעה. באמצעות מעגל זה הארגון מגיע לשלב הסופי של הטמעה של מערכות מידע ובנוסף מקבל פידבק תמידי ומהימן המוביל אותו לתיקונים ושדרוגים תמידיים בתפקוד מערכות המידע.

שיטות הטמעה

• הסברה - ליצירת רקע והכנת העובדים.

• הדרכה - לרכישת מיומנויות כלליות וספציפיות.

• טיפול - להתגברות על "רעשים" והתנגדויות הנלוות לשינוי.

בעלי תפקידים בתהליך ההטמעה

מנהל הפרויקט

מנהל הפרויקט הוא הגורם האחראי ביצועית להחדרת השינוי והטמעתו בארגון. מקור סמכותו בנושא ההטמעה צריך לבוא מועדת ההיגוי, לעתים אפילו ישירות מהנהלת הארגון (בשבתה כועדת היגוי לפרויקט). משימותיו העיקריות הן:

• לשכנע את ההנהלה הבכירה בצורך בתהליך הטמעה מסודר בארגון, שיש להיערך לקראתו ולהקצות לו משאבים.
• לרכוש את אמונם ולזכות בשיתוף פעולה מצד מנהלי מטה וקו מחד גיסא, ומצד העובדים מאידך גיסא.
• להציג לצוות המנהלי תכנית כוללת לביצוע פעולות ההטמעה בארגון.

ועדת היגוי

• בועדת ההיגוי של הפרויקט חברים הגורמים הבכירים בארגון המעוניינים במערכת:
• נציג הלקוח
• מנהל המחשוב/גוף מערכות מידע
• נציג הנהלת הארגון (סמנכ"ל לפחות, יו"ר)
• יועץ משפטי
• תקציבן\כלכלן

ועדת ההיגוי היא מקור הסמכות העליון של הפרויקט וממילא גם של תהליך ההטמעה. הדרג מעליה הוא הנהלת הארגון.

צוות מנהלי

ועדת ההיגוי יכולה למנות צוות מנהלי (בראשות הממונה על המחשוב בארגון) שתעקוב מקרוב אחרי תהליך ההטמעה, תכנונו וביצועו. חברי הצוות צריכים להיות מודעים לנושא, להכיר את שלבי התכנית, לעקוב אחר הצלחתה, ולספק תמיכה וגבוי לראש הפרויקט בקידום מהלכי ההטמעה בארגון. תפקידיו העיקריים הם:

• לעזור בהתווית האסטרטגיה לתהליך ההטמעה ולאשרה.
• לתת גיבוי למנהל הפרויקט בביצוע תכנית ההטמעה.
• לוודא ולאשר עדכון של נהלי הארגון.
• לעקוב אחרי תפקוד הארגון בשלב המעבר, ולוודא קיומם של פתרונות ביניים מספקים לשלב זה.

הצוות המקצועי

חברי הצוות המקצועי צריכים להיות מיודעים ומונחים ע"י מנהל הפרויקט, בכל הקשור לשיקולים ולפעולות המתחייבים להטמעת המערכת בארגון. בעיקר צריכים חברי צוות זה לתת דעתם לנושא שיתוף המשתמש בקטעים המשמעותיים של מחזור החיים, מכיוון שלנושא זה יש תרומה חשובה ביותר להצלחת תהליך ההטמעה.

שלבי מחזור החיים

ייזום

במהלך שלב הייזום צריך היזם לפתח את מודעות ההנהלה הבכירה והנהלת הביניים לנושא. זאת במטרה לגייס תמיכה ומשאבים לפרויקט, ולגרום למינויו של צוות מנהלי ומנהל לפרויקט, כצעדים מעשיים לקידום הפרויקט. הכנת המנהלים ופיתוח מודעותם לפרויקט היא השקעה שתניב בשלבים הבאים את התמיכה ביוזמה ותקדמה לשלבים הבאים.

עם מינויו של מנהל פרויקט יהפוך היזם בדרך כלל, למומחה היישום של המערכת, וימשיך לקחת תפקיד פעיל בצוות הניהולי והמקצועי של הפרויקט.

לקידום מטרות אלה רצוי ליזום מספר פעילויות בנושאים הבאים:

• מפגשים עם מנהלים בכירים, לעורר עניין בנושא.
• הצגת מסמך הייזום בפני פורום מנהלים, וקריאה מודרכת בו.
• הפצת מאמרים רלוונטיים מהעיתונות המקצועית.
• הזמנת מנהלים במשרד לימי עיון בנושא.
• ארגון סדנאות פנימיות למנהלים ללמידה וליבון הנושא.
• סיור עם המנהלים במרכזי ציוד ותוכנה.

בנוסף למסמך הייזום יכין מנהל הפרויקט מצגת מסכמת שתוצג בפני הצוות המנהלי. המצגת תתוכנן ותוצג לפי נוהל מפת"ח:

• יעדים
• היישום
• הטכנולוגיה
• מימוש
• עלות

אפיון

בשלב זה פעילויות ההטמעה צריכות להיות מכוונות לנושאים הבאים:

1. שיתוף המשתמשים בתהליך האפיון בצורה בולטת ומכובדת והפחתת חששם מהמערכת. ניתן לעשות זאת בשתי דרכים עיקריות:

• ראיונות ושיקופים בהם ישתתפו נציגי המשתמש,
• הצגת אב-טיפוס (Prototype) מלא/חלקי של המערכת בפורומים שונים.

2. הגדרת השינויים במבנה התפקידים העוברים שינוי בעקבות הכנסת המערכת החדשה.

3. הגדרת השינוי הנדרש בנהלי העבודה בארגון בעקבות הכנסת המערכת החדשה.

4. עיבוד תוצרי ב' ו- ג' לתכנים שישתלבו בתכנית ההדרכה.

5. זיהוי המשמעויות התפעוליות של תקופת המעבר הצפויה בין הטכנולוגיה הישנה והחדשה, והגדרה ראשונית של פתרונות.

6. יישום עקרונות הנדסת אנוש באפיון הממשק משתמש-מערכת, להבטחת היעילות ו"הידידותיות" שלו.