משתמש:MrMush/חשבונאות אלקטרונית
חשבונאות אלקטרונית
חשבונאות אלקטרונית היא צורת חיוב אלקטרונית. שיטות חשבונאות אלקטרונית משמשות שותפי מסחר, כגון: לקוחות וספקיהם, להציג ולנטר את תעבורת המסמכים על מנת לוודא שהסכמי הסחר בינהם מתקיימים. מסמכים אלו כוללים, בין היתר: חשבוניות, הזמנות, קבלות ותשלומים. מסמכים אלו מוחלפים במספר דרכים, כגון: קבצי CSV, EDI או XML. ניתן להעלות אותם דרך ישומי רשת או אתרי FTP. החברה עשויה להשתמש בתוכנת דימוי לסרוק את המידע מקובץ PDF או מסמך פיזי ולהזין את הנתונים ישירות למערכת ניהול החשבונות. חברות מסויימות מנהלות תהליך עיבוד חשבוניות אלקטרוניות באופן עצמאי. אך חברות רבות משתמשות בשירותי צד שלישי ליישם ולתחזק את תהליכי החשבונאות האלקטרונית ולארכב את המידע שמועבר משרתיהם. חשבונאות אלקטרונית כוללת טכנולוגיות רבות ואפשרויות ממשק, המושג מכסה כל שיטה בה חשבוניות מוצגות ללקוח באופן אלקטרוני לתשלום.
מטרות החשבונאות האלקטרונית[עריכת קוד מקור | עריכה]
מטרת מחלקת חשבונות לתשלום היא לעבד ולבדוק את כל התקשרות עם ספקי החברה. במילים אחרות, באחריות מחלקת החשבונות לתשלום לוודא שכל החשבוניות העומדות מהספקים יאושרו, יעובדו וישולמו. עיבוד חשבונית כולל תיעוד מידע חשוב מהחשבונית והזנתו למערכות הפיננסיות של הארגון. לאחר שתהליך זה הושלם החשבוניות חייבות לעבור דרך התהליך העסקי של החברה לצורך תשלום.
היסטוריה[עריכת קוד מקור | עריכה]
מאז שנות ה - 60 של המאה העשרים חברות החלו לגבש קישורי מידע בין שותפי סחר להעברת מסמכים כגון חשבוניות והזמנות. בהשראת הרעיון - משרד ללא נייר ופיתוח שיטות תקשורת אמינות להעברת נתונים פותחו בתחילה מערכות EDI. מערכות אלו היו יעילות אך נוקשות. כל קבוצה של שותפי סחר הגדירה את חילוף המידע האלקטרוני בינהם ללא סטנדרט אחיד. שיטה זאת נשארה הדרך העיקרית להעברת מידע אלקטרוני בין שותפי סחר במשך קרוב לשלושה עשורים. בשנות ה - 90 של המאה העשרים חלו התפתחויות מרחיקות לכת בתחום התקשרות. חברות החלו להציע מגוון רחב של שירותי רשת למשתמש שפנו לספק וללקוח. ישומי רשת אלו איפשרו לספקים לשלוח חשבוניות באופן אלקטורני ללקוח באמצעות העלאת קובצי EDI, CSV או XML. שירותים אלו מאפשרים לספקים לשלוח את החשבוניות ללקוחות לתיאום ואישור דרך ממשק רשת ידידותי למשתמש. ספקים יכולים גם לראות את כל היסטוריית החשבוניות ללקוחות שלהם ללא גישה ישירה למערכות הלקוחות. מכיוון שזהו מידע טרנזקציונלי שנשמר במאגר הנתונים של חברות צד שלישי שמספקות את שירותי שליחת חשבוניות אלקטרוניות.