ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים (באנגלית: Project management) הוא ענף במדעי הניהול העוסק בתכנון ובקרה של פרויקטים (מיזמים), לרוב בעלי מרכיב גבוה של אי-ודאות או סיכון כלכלי. פרויקט מוגדר כמאמץ זמני ליצירת שירות או מוצר ייחודי. הגדרה נוספת של פרויקט הנה לקיחת תשומות משאבים ושינויין לתפוקות רצויות באמצעות מערכות ייצור.

מטרות ניהול הפרויקט הינן סיומו בלוח הזמנים הנדרש, עמידה ביעדי הפרויקט, באיכות הנדרשת, תוך מזעור עלותו והשגת שביעות רצון הלקוח. פרויקטים אופייניים שניתן למצוא בארגונים מכוונים לרוב לשיפור מצבו התחרותי של הארגון באמצעות שיפור מועילות או היעילות שלו.

מאפייני הפרויקט

• תחום בזמן, בעל נקודת התחלה וסיום.
• מטרתו הגשת שירות או מוצר, לאחר שהלה הושג הפרויקט מסתיים.
• עליו להשיג מוצר או שירות ייחודים ולכן תחזוקה או תפעול אינם יכולים להיות מוגדרים כך (היות והם אינם ייחודים).

חמשת שלבי החיים של הפרויקט

שלב הייזום וההתנעה (Initiate)

מדובר על שלב שבו עולה הרעיון לפרויקט. שלב זה בוחן את הבעיה ואת הצורך המניעים את פתיחת פרויקט. בשלב הייזום מוגדרים המטרות העסקיות ברמת המקרו, מטרות טכנולוגיות, לוחות זמנים נדרשים שאותם מגדירים עם בעלי העניין השונים (כגון הלקוח). שלב זה נוטה להיות מעורפל אך בסיומו מתקבלות תשובות לשאלות כגון : מיהו הלקוח? מהו הצורך? מה הם היעדים? מיהו המבצע? מה הפתרון הנדרש? מיהם בעלי העניין? ועוד. מידע שמסייע לשלב זה הנו מידע היסטורי, הנחות ייסוד, מדיניות ארגונית ועוד. תוצרי השלב הנם החלטה על פתיחת פרויקט, מסמך תכולת פרויקט ראשוני ומינוי מנהל פרויקט. טעות בהגדרת הפרויקט בשלב זה תוביל בסבירות גבוהה לכישלון הפרויקט בפועל.

שלב התכנון (Plan)

שלב התכנון הוא השלב המהותי ביותר בפרויקט. הצלחה בתכנון תוביל לסיכוי רב הן לעמידה ביעדי הפרויקט, שביעות רצון לקוח, עמידה בלוחות הזמנים, עמידה באיכות ועוד. שלב זה מתחיל במהלכו של שלב הייזום ומסתיים לקראת סיום הפרויקט. יש להקפיד להשלים את התכנון הנדרש ולא למהר מידי (דילוג על שלב זה יוביל בפועל לכישלון בביצוע). שלב זה כולל בניית תוכניות עבודה רבות, מומלץ שיהיו תוכניות לנושאים הבאים:

• תכנון תכולת העבודה, הן תכנון על (High-level) והן תכנון פרטני (Low-level) של חבילות העבודה בפרויקט, חלוקת אחריות וכיצד לעדכן על שינויים.
• תכנון לוחות זמנים , משימות לביצוע , סדר משימות , זמן לכול משימה , תלויות , אילוצים ונתיב קריטי.
• תכנון עלות - הכנת תוכנית תקציב והערכות כספיות.
• תכנון איכות מוצר/שירות וכיצד לוודא שתתקבל האיכות הרצוייה.
• תוכנית איוש כ"א - בניית הצוות המנצח שיוביל את הפרויקט לסיומו המוצלח.
• תכנון תקשורת - יש לזכור שתקשורת הנו הדבק שקושר את כלל הגורמים לעבודה משותפת.
• ניהול סיכונים - איתור סיכונים , הערכת סיכונים על סך סבירות והשפעה , החלטה במה לטפל וכיצד.
• תכנון רכש - האם לרכוש או לייצר ? מי הקבלן שיופעל ? סגירת חוזים ועוד.
• תוכנית אינטגרציה - כיצד ינוהל הפרויקט בפועל וכיצד החלקים מחוברים אחד לשני.

שלב הביצוע (Execute)

השלב היקר ביותר בפרויקט , שלב זה כולל הפעלת אנשים ומשאבים שונים לפי תוכניות העבודה שנקבעו. בשלב זה מבוצעת בקרה (תכנון מול ביצוע בפועל) וכתוצאה מכך תיתכן בקשת שינוי תכולה, לו"ז, עלויות וגורמים נוספים. בפועל בשלב זה מופצת תקשורת רבה בין הגורמים השונים ומופעלים החוזים וקבלני המשנה לטובת השגת היעדים השונים. שלב זה מתחיל בסמוך לזמן תחילת התכנון ומסתיים בשלב הסגירה של הפרויקט. בשלב זה מתקבלים תוצרי הפרויקט בפועל.

שלב הבקרה (Control)

שלב זה מספק היזון חוזר לאינטגרציה של כלל החלקים ובדיקה שהתכולה הושלמה ובאיכות הנדרשת, לבקרה על הלו"ז, עלויות, ניהול משאבים וכוח-אדם, דיווחים לבעלי העניין, בקרה על קבלנים וחוזים וניהול סיכונים. המטרה הנה לדגום ביצועים כל העת ובמידה וקיימת סטייה לבצע תיקון בזמן.

שלב הסגירה (Closing)

השלב האחרון בפרויקט והסופי. השלב הזה כולל את סיום הפרויקט וסגירת החוזים המשפטיים הרלוונטיים.

משתני מפתח בפרויקטים

שלושה משתני מפתח בפרויקט והם נקראים גם משולש הזהב:

• הזמן המושקע בפרויקט, משתי בחינות:
  • זמן קלנדרי - הזמן החולף מתחילת הפרויקט ועד לסיומו.
  • זמן אדם: מספר שעות העבודה (או חודשי עבודה) המושקע בפרויקט על ידי כל המשתתפים בו.
• עלות: ההוצאה הכוללת להגשמת הפרויקט.
• תכולה - תוצרי הפרויקט וחבילות העבודה.

כמו כן נוספו למשולש הזהב עוד שלושה משתני מפתח והם:^{[דרוש מקור]}

• איכות רמת התוצר שהופק בפרויקט.
• שביעות רצון לקוח רמת עמידה בציפיות הלקוח.
• ניהול סיכונים כיצד מנוהלים איומים שעלולים לפגוע/לקדם את הפרויקט.

מתודולוגיה לניהול פרויקטים

מטרת המתודולגיה לניהול פרויקטים היא סיום הפרויקט בלוח הזמנים הנדרש, עמידה ביעדי הפרויקט, באיכות הנדרשת, תוך מזעור עלות הפרויקט והשגת שביעות רצון לקוח. מקצוע ניהול הפרויקטים אחראי להגדרת שיטות שתפקידן לוודא שהיעדים מושגים. הפרויקט עשוי להיות פרויקט פיתוח בעל מרכיב גבוה של אי-ודאות טכנולוגית, או פרויקט בינוי בעל מרכיב גבוה של סיכון כלכלי, או אף פרויקט חינוכי - ובלבד שהמרכיבים הבסיסיים של תכולה מוגדרת, זמן ותקציב יוגדרו כולם.

על ניהול הפרויקט יכול להיות שיופקד:

• מי שהתמחותו בשיטות של תעשייה וניהול - דהיינו ללא ידע מעמיק בתכנים המקצועים של הפרויקט. במקרים אלו עיקר עיסוקו - המרת המשוב מאנשי המקצוע השונים לנתוני זמן וקישור בין פעילויות בשלב התכנון, ולאחר מכן בקרה על ביצוע הפעולות והצפת בעיות לדרג מחליט.
• במקרים רבים יופקד על ניהול הפרויקט אדם המיומן בהיבטים המקצועיים השונים של הפרויקט, ובמקרים אלו יורחב תפקידו ויכיל גם מרכיבים של קבלת החלטות בשלבים השונים.

קיימות שיטות רבות, המשתנות ומתפתחות לאורך השנים מתוך ניסיון בפיתוח מערכות מורכבות שונות. בין השיטות האופייניות לניהול פרויקטים: ניהול על פי נתיב קריטי וניהול על פי השרשרת הקריטית, המהווה יישום של תורת האילוצים. במשך השנים פותחו כלים רבים לניהול פרויקטים, החל מכלים המשמשים ליצירת תרשימי גאנט ופרט, וכלה בכלים לתזמון של פרויקטים רבים בסביבה מרובת פרויקטים המכונה (Enterprise Project Management,EPM). בשנים האחרונות הולכת ורווחת גם התפיסה בדבר הצורך בהקמת מנהלת ניהול פרויקטים ארגונית (המכונה PMO, Project Management Office) שתהווה הגוף הארגוני המרכזי העוסק בפיתוח והטמעת שיטות וכלים לניהול פרויקטי הארגון.

כלים נפוצים לניהול פרויקטים

דוגמה לתרשים גאנט (GANTT), כלי נפוץ לניהול פרויקטים

• רשת פרט (Pert) ותרשים גאנט (GANTT) הם כלים כמותיים-ויזואליים שהיו בשימוש לפני עידן המחשוב אך הואצו מאוד עם התפתחות המחשב האישי. כלים אלו מבוססים על פרוק המיזם לפעילויות, קביעת זמני התחלה וסיום של כל פעילות, הגדרת קשרים בין הפעילויות ומשאבים הדרושים לביצוע הפעילות.

• אחת השיטות הנפוצות בניהול רשת מיזם מתבססת על זיהוי הנתיב הקריטי, כלומר רצף פעילויות הארוך ביותר ששינוי במשך אחת מהן תשפיע על מועד סיום המיזם כולו.

• שיטה חדשה לניתוח רשתות ניהול פרויקט, שפותחה על ידי טל לבנון, הינה שיטת "נתיבים קריטיים נסתרים". (HCP - Hidden Critical Paths)

• לתכנון ובקרה של ניהול המיזם משמשות תוכנות לניהול מיזם, שהידועה שבהן היא MS-Project מתוצרת מיקרוסופט. PPM, Primavera, PS-Next של HP ואחרות.

פיתוח מנהיגות באמצעות פרויקטים

• ישנם ארגונים המכשירים אנשים לניהול פרויקטים, כחלק מתוכניות פיתוח מנהיגות או הכשרת מנהלים.

לקריאה נוספת

• אוסף מאמרים בניהול פרויקטים באתר IntelliManage

• הגרסה הרביעית של PMBOK - Project Management Body of Knowledge
• The Mythical Man-Month / Fred Brooks
• המטרה / גולדרט וקוקס
• שרשרת קריטית / גולדרט