ניהול זמן

מתוך ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

ניהול זמן הוא כינוי לאוסף שיטות ומיומנויות שנועדו לביצוע של תכנון ובקרה על משך הזמן המוקדש לפעילויות שונות, וזאת במטרה לשפר את היעילות והפריון. המושג מתייחס בדרך כלל לביצוע של תכנון, הקצאה, הצבת מטרות, האצלת סמכויות, ניתוח של ניצול הזמן בפועל, בקרה, סידור עבודה וקביעת סדרי עדיפויות.

בדרך כלל, ניהול זמן מתייחס לעולם העבודה, אך לעתים מורחבת משמעותו כך שיכלול גם פעילויות אישיות.

גישות מוקדמות לניהול זמן[עריכת קוד מקור | עריכה]

שיטת אייזנהאואר[עריכת קוד מקור | עריכה]

ארבעת הרבעונים של שיטת אייזנהאואר - דוגמאות לחלוקת משימות על פי הקריטריונים המתאימים

על פי שיטה זו, המשימות מחולקות לפי ארבעה קריטריונים: "חשוב" לעומת "לא חשוב", ו"דחוף" לעומת "לא דחוף", ומחולקות בהתאם באיור של ארבעה רבעונים. לפי השיטה, מהמשימות שאינן חשובות ואינן דחופות יש להתעלם, את המשימות הדחופות והחשובות יש לבצע מיידית, את המשימות הדחופות אך הבלתי חשובות יש להעביר לביצוע על ידי כפיף, ולמשימות החשובות שאינן דחופות יש לקבוע תאריך לסיום ולביצוע באופן אישי.

שיטת פארטו[עריכת קוד מקור | עריכה]

רעיון זה מקביל במהותו לעקרון פארטו ולפיו ניתן להשלים 80% מהמשימות ב-20% מהזמן. שאר ה-20% מהמשימות ידרשו הקצאה של 80% מהזמן. על פי שיטה זו, יש למיין את המשימות לאחת משתי הקטגוריות הללו, ולתת לקטגוריה הראשונה עדיפות גבוהה יותר. מכיוון שמטרת ניהול הזמן היא הגדלת הפריון, ניתן להצדיק זאת על ידי הטענה שניתן להשיג 80% מהפריון על ידי השלמת 20% מהמשימות.[1]

גישות מאוחרות לניהול זמן[עריכת קוד מקור | עריכה]

הרגלים של אנשים אפקטיביים[עריכת קוד מקור | עריכה]

סטיבן קובי סוקר בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים מאד"‏[2] מערכות לניהול זמן, ומחלק אותן לארבעה "דורות":

  1. הדור הראשון - משתמש ברשימת משימות, ומתאפיין בכך שהוא מתחיל להכיר בפריטים הרבים המעמיסים על הזמן וצריכת האנרגיה.
  2. הדור השני - משתמש ביומן וברשימת פגישות, ומתאפיין בהכרה בצורך לתכנן קדימה ולצפות אירועים ופעילויות בעתיד.
  3. הדור השלישי - בונה נדבך נוסף על הדורות הקודמים, ומוסיף את הרעיונות של סדר עדיפויות, מטרות וערכים, ואת הצורך לבחון את סדר העדיפויות לאור הערכים והמטרות.

קובי מציין שלמרות התרומה הרבה של השיטות המבוססות על הדור השלישי, רבים החלו לחוש כי הבקרה הרבה המושגת באמצעותן על הזמן והמשאבים, באה על חשבון הצרכים האנושיים, על היכולת לפתח מערכות יחסים בעלות משמעות, ועל היכולת ליהנות מדי פעם מרגעים ספונטניים. תחושה זו גרמה לרבים להתרחק משיטות אלה לניהול זמן. לכן, מציע קובי דור רביעי של ניהול זמן אשר לפיו במקום להתמקד בזמן ובדברים שיש לעשות, להתמקד במערכות יחסים, ובדברים חשובים, תוך ניסיון להתעלם מהדברים שאינם חשובים, ולצמצם את הדברים הדחופים.

דברים שיש לעשות[עריכת קוד מקור | עריכה]

דיוויד אלן פיתח גישה נוספת הנקראת "דברים שיש לעשות" (Getting Things Done - GTD)‏[3][4]. על פי שיטה זו, בעולם המודרני החיים דינמיים מכדי לנסות ולתכנן מראש את כל סדר היום ולתחזק רשימות יומיות של משימות. לכן, התוצאה של ניסיון לקיים סדר יום מוחלט מראש תהיה זהה לתוצאה של חוסר מוחלט בתכנון זמן, כך שבמקום להיות עסוקים במשימה שיש לבצע עלולים להיות מוטרדים ממחשבות פנימיות, ליצור תחושה מדומה של עומס ולחץ, ולפגוע בסופו של דבר בפריון.

על מנת להימנע מן התוצאות השליליות הללו מציע אלן לפשט את מערכת ניהול הזמן באופן הבא:

  1. הפרעות ומידע שאין מה לעשות איתו - להתעלם, לתייק תחת רשימה לביצוע עתידי, ולבצע כאשר יש זמן לבחון את הנושא לעומק.
  2. משימות שניתן להשלים תוך פחות משתי דקות - לבצע מיד.
  3. משימות שניתן להעביר לאדם אחר לביצוע - להעביר לאותו אדם ולתייק תחת רשימה למעקב.
  4. משימות שיש לבצע באופן אישי - יש לתייק תחת רשימת הצעדים הבאים לביצוע, או אם יש להן זמן ספציפי לביצוע לרשום ביומן כתזכורת.
  5. משימות שדורשות מספר פעולות מורכבות - יש לתייק תחת רשימת פרויקטים.

בצורה זו נשמרות רק מספר קטן של רשימות מרוכזות שניתן לעבור עליהן במהירות ובכל עת כדי לראות מהם הנושאים החשובים ביותר בכל רגע. רשימות אלה קלות לשינוי לפי הצרכים והמאורעות המשתנים מרגע לרגע, ועצם קיומן על הכתב משחרר מן הצורך לנסות לזכור את כולן או לתהות אם באמת עושים את הדברים החשובים ביותר.

הערות שוליים[עריכת קוד מקור | עריכה]

  1. ^ 14-Day Action Challenge. 14-Day Action Challenge. אוחזר ב־June 10, 2012..
  2. ^ Stephen R. Covey, "The 7 Habits of Highly Effective People", Free Press, 1990
  3. ^ David Allen, "Getting Things Done", Penguin, 2001
  4. ^ מאמר בכלכיסט על שיטתו של אלן בניהול זמן