ויקיפדיה:הטילדה הרביעית/25/ויקימניה - מאחורי הקלעים

ויקימניה - מאחורי הקלעים מאת: דרור

בראשית חודש אוגוסט התקיים בחיפה מפגש ויקיפדים ייחודי. המדובר בכנס ויקימניה, הכנס העולמי של תנועת ויקימדיה. כנס זה נערך אחת לשנה, כל פעם בעיר אחרת ברחבי העולם. אין מחלוקת כי הכנס שנערך בחיפה היה המוצלח מבין הכנסים שהיו עד כה, וגם הגדול שבהם. כ-720 משתתפים הגיעו לכנס, כאשר מחציתם מישראל, והיתר - מ-56 מדינות. עבודת ההכנה לקראת הכנס הייתה קשה וממושכת, ומתנדבים רבים סייעו בהפקתו וארגונו. הרעיון הפעם הראשונה שבה שמעתי על כנס ויקימניה היה במפגש הוויקיפדים שהתקיים במרכז הבינתחומי בהרצליה, ב-15 בדצמבר 2006. במסגרת מפגש זה סיפר לראשונה דרור קמיר על מפגש עולמי, אשר צפוי להתקיים בטאיפיי, וכך התעורר בי הרצון להביא את המפגש גם לישראל. באותו מפגש נדונה שאלת עמותת ויקימדיה ישראל. עד אותה עת התנגדתי לעצם הקמת העמותה - לא ראיתי צורך בה, אבל אחרי ששמעתי על המפגש העולמי שיניתי את דעתי, שכן רק גוף משפטי יכול להפיק אירוע מסוג זה. במפגש הוויקיפדים בהרצליה הוחלט על הקמת ועדה של ויקיפדים שתבדוק האם באמת כדאי להקים עמותה, וועדת ההיגוי באמת המליצה על הקמת עמותה והקימה אותה, כאשר היה ברור – אחד מייעדי העמותה היה שיום אחד, בעוד מספר שנים, היא תפיק את כנס ויקימניה. למה בחיפה? הגנים במקדש הבהאים (כיפת הזהב), כולל הגשר מעל שדרות הציונות, חיפה. תמונה זו ניתנה על ידי עיריית חיפה על מנת לתמוך בעיר במהלך המכרז. את מיקום הכנס בוחרת ועדת שופטים בינלאומית בלתי תלויה שאינה כוללת את אנשי הנהלת קרן ויקימדיה. הוועדה בוחרת מבין הצעות המוגשות לה, תוך שהן צריכות לעמוד בתנאים מדוקדקים. כך למשל ההצעה צריכה לכלול תיאור של אתר הכנס והסבר האם האתר מתאים לצרכי הכנס, תיאור של המלונות ומחיריהם, השוואת מחירי טיסות מאתרים רבים בעולם, תיאור הפעילויות המתוכננות, התקציב המוצע (והסברים כיצד ניתן להשיג אותו), זהות חברי הצוות המארגן וניסיונם באירגון כנסים, ואפילו טבלה המציגה את מחירי המזון המהיר באזור שבו מוצע להפיק את הכנס, וזאת על מנת לתת לשופטים את הכלים להחליט מהו המקום המועדף, ומיהו הצוות המועדף להפיק את הכנס. הדיונים על הגשת הצעה נערכו בישיבות עמותת ויקימדיה ישראל כבר בשנת 2009, בעקבות הכנס שנערך באלכסנדריה ("אם המצרים יכולים - בטח שגם אנחנו"). בשלהי אותה שנה נערכה פגישה ובה הוצעו אתרים אפשריים להפיק את הכנס. היה ברור שהעיר ירושלים בעייתית מדי מבחינה פוליטית, והסיכויים לזכייה במכרז שמציע את העיר נמוכים, ולכן הוצע להציע את העיר תל אביב. אני דווקא רציתי להציע את חיפה. גדלתי במרכז הכרמל בחיפה, וכשהייתי ילד נהגתי לשחק בגן אודיטוריום חיפה. באותה עת טרם בנו את אולם רפפורט של האודיטוריום, ובמקום שבו עומד כיום הבניין עמד גן משחקים שבו גדלתי. יתר חברי העמותה לא הכירו את האזור, אבל בעיניי הוא נראה מתאים ביותר. במרכז הכרמל יש מלונות, פאבים, גנים, והאודיטוריום נראה לי אתר מושלם לארח את הכנס. החיסרון היחיד – אתר זה מרוחק ממעונות האוניברסיטה. הוחלט בשלב הראשון לשלוח מכתב למשרדי ראש עיריית תל אביב וראש העיר של חיפה, ולהציע להם להגיש את עירם כמועמדת, ולתת חסות לכנס. המכתבים אכן נשלחו, אולם תשובה לא התקבלה. בראשית חודש פברואר 2010, פנה ג'יימס אוון, המזכיר של סו גרדנר, מנכל"ית קרן ויקימדיה, לאיציק אדרי, דובר עמותת ויקימדיה ישראל, וביקש ממנו להגיש מועמדות לארח את הכנס. חבר השופטים באותה שנה לא התלהב מהמועמדויות שהיו אז בפניו (מונטריאול – שכבר הפסידה מספר שנים ברצף והמשיכה להגיש מועמדות בעייתית; טורונטו – שהגישה הצעה לכנס שתקציבו כמעט חצי מיליון דולרים – מחציתם עלויות תרגום סימולטני מאנגלית לצרפתית ולהפך; ניו יורק – עיר יקרה מאוד ולה תקציב גבוה ביותר; טוקיו – שלא היה ברור מיהם חברי הצוות המארגן; וברצלונה – שהציעה לקיים מחצית מהכנס באנדורה היפה, אך המרוחקת). כחצי שנה קודם לכן, ב-3 במאי 2009, ערכה העמותה את כנס אקדמיית ויקיפדיה הראשון – הכנס האקדמי הראשון שנערך בישראל בנושא ויקיפדיה והשפעתה. בכנס נכחו למעלה מ-200 משתתפים, והוא זכה לכיסוי תקשורתי רב. בכנס נכחה סו גרדנר כמרצה אורחת והיא התרשמה רבות מיכולת האירגון של העמותה ומהכנס המוצלח שנמשך יום שלם. אני הייתי חבר בוועדת התוכן של כנס זה ובצוות המארגן שלו, ולכן חשבתי שהעמותה מסוגלת להפיק את כנס ויקימניה – שהרי מדובר באותו דבר – רק במקום יום אחד, מדובר בשלושה ימים. בדיעבד ברור לי שלא היה לי מושג על מה אני מדבר. רק לשם השוואה – תקציב כנס אקדמיית ויקיפדיה הראשון היה 1% מתקציב ויקימניה (!). אבל באותה עת הייתי נלהב ואופטימי, ולכן, לבקשת איציק, התיישבתי לכתוב את המכרז. את המכרז הגשתי שלוש שעות לפני הדד-ליין להגשת הצעות (וגם זה היה במקרה – חשבתי שיש עוד שבוע, פשוט היה לי קצת זמן פנוי באותו ערב, ולא התחשק לי לכתוב ערכים נוספים). הכנס שתיארתי בהצעה היה מבוסס על כנס לשכת עורכי הדין. יוצא לי להשתתף בכנס אקדמי זה כמעט כל שנה. זהו כנס בו נוכחים כ-1,000 איש, והוא כולל הרצאות אקדמאיות משפטיות לצד אירועים חברתיים. הכנס מקצועי ביותר וכולל תיקי משתתף יפים, אולמות מסודרים שבהם שילוט המפרט את נושאי ההרצאות, והוא נערך במלונות חמישה כוכבים, ויש בו מופעים של האמנים המובילים בארץ. כזה כנס רציתי עבור הוויקימניה. שלושה ימים לאחר שהגשנו את ההצעה, התקשרו אליי מאתו"ס – חברת הכנסים של עיריית חיפה, והציעו להיפגש על מנת לתכנן את הכנס. הפגישה הראשונה נערכה מספר ימים לאחר מכן והייתה מרגיעה ביותר – הם הציעו מחיר סביר ביותר עבור המתחם של הכנס, הבטיחו לממן את הטיולים וחומר לחלוקה למשתתפים והציעו לממן את המופעים ופעילות הבידור בכנס. פגישה זו הרגיעה אותי וידעתי שאנחנו בדרך הנכונה. במפגשי העמותה נערכו דיונים על ויקימניה, והיה ברור לכולם שלא נזכה – המכרזים האחרים היו יותר טובים, והצוותים המקבילים יותר מנוסים. אבל אז הגענו לשיחות הוועידה עם חבר השופטים. הצוות הישראלי התכונן לשיחות אלה, והכין מראש תשובות לשאלות שהיה לנו ברור שישאלו: נושאי ביטחון - מה יקרה אם תפרוץ מלחמה? איך מונעים אירועי טרור?; ויזות - איך אזרחי מדינות ערב יגיעו לכנס ואיך פלסטינאים יגיעו אליו?; יוקר המחיה בארץ וכדומה. חבר השופטים העולמי התלהב מהארגון שלנו, ומהעובדה שחברי צוות רבים השתתפו בשיחות הוועידה (באחת השיחות – אחד המתחרים אפילו לא הגיע). המועד לפרסום התוצאות הגיע, וחלף, ועבר שבוע ועוד שבוע – ולא קרה כלום. בדיעבד התברר כי היו דיונים רבים בנושא, שכן ההצעה שלנו הייתה הטובה ביותר (ואפילו הזולה ביותר), אך היו לה מתנגדים, בין היתר מסיבות פוליטיות, ואפילו בקרב עובדי הקרן. לבסוף ההצעה שלנו זכתה. האופוריה במפגש התנעה שנערך זמן קצר לאחר הזכייה בבית הכט שבחיפה, ערכו המתנדבים שהגיעו למפגש סיור מקדים באתר הכנס, ותיארתי בפניהם את החזון שלי - איפה יהיו דלפקי ההרשמה, איפה ייערכו הדיונים, היכן יהיו אזורי ההסבה, איפה תהיה המסיבה וכו'. לאחר מכן חולקו התפקידים בין המתנדבים השונים, כשכל אחד מהם קיבל על עצמו תחום אחריות – גיוס חסויות, לוגיסטיקה, עבודה מול משרדי ממשלה, מציאת מתנדבים וכו'. זמן קצר לאחר מכן יצרנו קשר עם נותני החסות הראשונים – נותני חסות שעובדים עם קרן ויקימדיה, אשר הציעו חסויות נדיבות ביותר – שכיסו למעשה למעלה מ-50% מהכנס. בנוסף, ידענו כי קרן ויקימדיה משתתפת בסכום של כ-100,000$, ובכך למעשה ידענו שבידינו התקציב המלא להפקת הכנס שהוערך באותה עת בכ-150,000$. ברגע שיש תקציב מובטח והתוכנית מוכנה, כל שנותר הוא לקבל הצעות מחיר מספקים, להשוות ביניהם ולחתום איתם על חוזים, ולי נראה היה שאנו על המסלול הנכון. שי יקיר ואני התחלנו לטפל בנושא המלונות, והצלחנו להשיג מהם מחירים מעולים, והסכמה לכך שנוכל לאייש את החדרים באנשים שלא מכירים זה את זה (דבר שהוזיל עלויות לחדר למשתתף, שכן יכלו לחלוק חדרים), חנה הצליחה להשיג 150 חדרי מעונות בטכניון ובאוניברסיטת חיפה, והראל החל להכין את מערכת ההרשמה בהתבסס על מערכות הרשמה משנים קודמות. בזכות עבודתו הקשה מערכת ההרשמה הייתה מוכנה לפעולה כבר בחודש דצמבר 2010, ואחרי חודש של ניסויים היא נפתחה להרשמת הציבור ב-1 בינואר 2011, שמונה חודשים לפני הכנס (לשם השוואה – מערכת ההרשמה של הכנס בגדנסק, בשנת 2010, נפתחה להרשמה בחודש יוני, כאשר הכנס היה ביולי). אני נפגשתי עם מארגני הכנס של לשכת עורכי הדין, על מנת להבין כיצד הם מפיקים את הכנס שלהם, וכן נפגשנו עם חמש חברות הפקה כדי לקבל מהן הצעות מחיר להפקת הכנס. המשברים כחלק מתנאי המרכז נדרש הצוות המארגן להציג בפני הקרן את תוכניותיו ואת התקציב, וכן ראשי הצוות המארגן נדרשים להגיע לכנס הקודם (במקרה שלנו – כנס ויקימניה בגדנסק) על מנת לראות כיצד הכנס מתבצע. אנו הגענו לגדנסק מוכנים עם מצגות, תקציב, תוכנית עבודה, שכן הנחנו שנקיים פגישות עבודה עם אנשי הקרן על אלה. הכנס בגדנסק היה בעיניי כנס מרשים ומהנה. ההרצאות היו מעניינות, הנוכחים התלהבו מהכנס, והאוכל היה סביר ברוב המקרים. מאחורי הקלעים למדנו שהיו להם משברים רבים, חלק מחברי הצוות פרשו, היתר לא הסתדרו עם העמותה המקומית שהחרימה את הכנס, ולבסוף נאלצה קרן ויקימדיה לשלוח צוות שהתגורר בגדנסק חודש לפני הכנס כדי לארגנו. במהלך ימי הכנס הקפדנו לרשום כל מה שאנחנו רואים על מנת להפיק לקחים מהטעויות שנעשו כדי שאלה לא יקרו אצלנו, וכנהוג, בטקס הסיום של הכנס, אנו הצגנו למשתתפים את המצגת וסרטון התדמית שהכנו, וכל הקהל התלהב בעיקר מכך שהבטחנו להם מסיבה על חוף הים. הביקור בגדנסק היה שעון מעורר מבחינתי. הבנתי שהמורכבות של הכנס הרבה יותר גדולה משחשבתי. מצד אחד – כל הבאים לכנס רוצים שהוא יצליח ולכן יש להם סבלנות במקרה של תקלות ובעיות. הבנתי גם שבניגוד לכנסים מקצועיים אחרים, כנס ויקפדים הוא כנס מיוחד, בכך ששורה בו הרוח הוויקיפדית. אם חסר מישהו בדלפק הקבלה – מתנדב מופיע ומאייש את הדלפק. אם יש תקלה טכנית, מתנדבים בעלי ידע טכני מסייעים בפתרונה. דברים אלה אינם מקובלים בכנסים מקצועיים ואינם קיימים בכנסים אחרים. מאידך, ציבור הוויקיפדים יכול להיות חסר סבלנות במקרים מסוימים. כך לדוגמה הצוות של גדנסק קיבל ביקורת רבה על כך שלא היה אוכל צמחוני ביום הראשון של הכנס, וכי במנות שכללו לכאורה רק ירקות היה בשר חזיר, רחמנא לצלן. בפועל, היו בצוות המתנדבים שלנו שתי גישות להפקת הכנס. האחת – גישת "Keep It Simple" שאמרה שמדובר בכנס מסובך ביותר, קשה לארגון ויקר, ולכן צריך לעשות את הכול בצורה הפשוטה ביותר שאפשר. גישה זו דגלה בכך שמדובר בכנס אקדמי, ולכן צריך מקסימום זמן להרצאות, ושהמשתתפים ימצאו לעצמם כבר תעסוקה בשעות הערב, ידאגו לעצמם לארוחות הצהריים והערב, לא באמת צריכים מתנות ותיקי משתתף, ואין סיבה לארגן להם סיורים ברחבי הארץ. הגישה השנייה, שזכתה לכינוי "גישת הקלאב מד", היא גרסה שקובעת שכמו כל כנס ויקיפדים, מדובר בכנס שהוא בראש ובראשונה מפגש חברתי. לכן, חשובים שטחי הסבה לשיחות חברים, ארוחות משותפות ופעילויות חברתיות שונות. אני ראיתי בכנס זה גם עשייה ציונית – הזדמנות להראות לוויקיפדים מכל העולם כמה יפה הארץ שלנו, ואיך העיר חיפה מסמלת דו קיום בין-דתי ובין-חברתי, ומראה כיצד ניתן גם לחיות אחרת במציאות המטורפת שלנו, ולכן היה חשוב לי לקיים את הטיולים ברחבי הארץ במהלך הכנס. הוויכוחים בין שתי הגישות הביאו ל"תתי-וויכוחים" על כל נושא אפשרי – האם תהיינה מסיבות בכנס, ומה יהיה אופיין, האם תהיה הופעה במסיבות, ומי יופיע, האם יהיו טיולים למשתתפים ומה היקפם. במהלך הוויכוחים פרשו חלק מהמתנדבים, ואחרים לא עשו את מה שהיה בתחום אחריותם. בין היתר טענו מצדדי הגישה המינימליסטית שוויקיפדים לא ירצו ללכת לים, לא ירצו ללכת למסיבות (כי כולם חננות), לא רוצים מסיבות ריקודים (ממילא כל המשתתפים הם גברים, והם לא ירקדו יחד, ובכלל לא אוהבים לרקוד), ובכלל יהיו עייפים מהטיסות ולכן כולם ב-8 בערב ירצו להיות במיטות שלהם במלון. בדיעבד התברר שכל ההנחות הללו היו שגויות, ואני שמח שלא פעלנו לפיהן. חברות הפקה שנפגשנו עימן לא רצו להפיק את הכנס - שכן חברה כזו דורשת למעשה כשכר טרחה 10% מתקציב הכנס, ואנו ביצענו את ההרשמה ללינות בעצמנו ולא הסכמנו שחברות ההפקה יתערבו בזה וייקחו אחוזים מרכיב זה (בסופו של יום שווי רכיב הלינה היווה שליש מתקציב הכנס – כ-400,000 ש"ח). בערך בחודש אפריל 2011 הגיע למעשה המשבר הגדול. עוד לא היו לנו הצעות מספקים, עיריית חיפה התעקשה שלא לקיים את מסיבת החוף בחוף ציבורי (בטענה שאסור לסגור חוף רחצה למסיבה פרטית), לא מצאנו נותני חסות נוספים, ופתאום שניים משלושת נותני החסות גדולים שהיו לנו חזרו בהם מהחסות שהבטיחו. כך שלא היו לנו הצעות מחיר ולא היה לנו כמעט כסף (נותן החסות העיקרי היחיד שנשאר היה איגוד האינטרנט הישראלי, שתמך בנו לאורך כל הדרך). המשבר הכריע את הכף לטובת העסקת חברת הפקה, כאשר חברה זו התחייבה למעשה למצוא חסויות על מנת להשלים את הבור התקציבי שנוצר. הפקת הכנס אם חשבנו שבחירת חברת הפקה תקל עלינו ותפחית את העומס, הייתה זו מחשבת שווא. אנשי חברת ההפקה לא האמינו שאפשר להפיק כנס ב"שיטה ויקיפדית", שכל הצוות המארגן (דיילים, סבלים, טכנאים) הם מתנדבים, ולכן התקציבים שהם הציגו היו גבוהים הרבה יותר שכן הם כללו שכר לדיילים וסבלים. בעקבות עבודה מאומצת של תומר אשור, יו"ר ועד העמותה, ואיציק אדרי, ובזכות מקצועיותם שלהם, לבסוף לא חרגנו מהתקציב וקיבלנו את מה שרצינו. אם בחצי השנה הראשונה השקיעו חברי הצוות המארגן כשלוש – ארבע שעות בשבוע, זה עלה לשעה – שעתיים ביום בחצי השנה השנייה של אירגון הכנס, ובחצי השנה שקדמה לכנס, מדובר היה על שלוש – ארבע שעות עבודה ביום, חמישה ימים בשבוע, עד כמעט שמונה שעות עבודה ביום בחודש שקדם לכנס, והמדובר בשעות עבודה של כל אחד ואחד ממובילי חברי הצוות המארגן. וכן, בתקופה זו המשיכו הוויכוחים בקרב הצוות המארגן, ולאו דווקא בנושאים חשובים – כך לדוגמה היו דיונים ארוכים בנושא האוכל. האם צריך לדאוג לאוכל "חלאל"? הנושא הזה נפתר בכך שנשלח דוא"ל לכל אחד מהמשתתפים המוסלמים בכנס והם נשאלו אם הם מסתדרים עם אוכל כשר. היה גם דיון האם צריך לתלות שילוט ברחבי חיפה המפרסם את הכנס – לבסוף הוחלט לתלות שילוט, אבל בדיעבד אי אפשר לומר שהוא היה אפקטיבי, שכן לא נראה שמישהו הגיע לכנס בעקבות שילוט זה (אם כי עדיין היה כיף לראות אותו). גם בשבועות שלפני הכנס היו משברים רבים – לוגיסטיים במהותם. מספר הנרשמים שעמד על 400 איש חודש לפני הכנס קפץ ל-500 שבועיים לפני הכנס ו-600 שבוע לפני הכנס. הייתה צריכה להתקבל החלטה היכן מקיימים את טקס הפתיחה – ואם להעביר אותו לאולם יותר גדול (המכיל 1,200 איש, ונראה ריק אם נוכחים בו רק 600 איש, ולכן החלטה לעבור אולם כללה הנחת יסוד של קצב גידול דומה במספר המשתתפים). לבסוף הוחלט לעבור לאולם הגדול, ולמעשה החוזה נחתם ביום פתיחת הכנס המקדים (ב-2 באוגוסט). גם השלט הגדול לחזית האודיטוריום הגיע באיחור של יום, והשלטים ברחבי העיר נתלו ברגע האחרון. שיבוץ ההרצאות הייתה פעולה מסובכת שדרשה עשרות שעות עבודה: היו מרצים שהגיעו ליום אחד, מסויים, מבין ימי הכנס, אחרים היו שומרי שבת ויכלו להרצות רק ביום הכנס הראשון, וכמה מרצים הגישו כמה הרצאות ומובן שלא יכלו להרצות בו זמנית בשתי הרצאות. השיבוץ היה צריך להתחשב בכל אלה. עבודת השיבוץ האיטית עיכבה את הכנת חוברת הכנס, שהיה צריך להדפיס במועד – שבועיים לפני הכנס, אחרת לא הייתה מוכנה בזמן, ואמיר אהרוני, איציק ואני עשינו הגהות רבות ומצאנו שוב ושוב שגיאות בחוברת. העבודה השוטפת של ניהול מערכת הרישום, השיבוץ של המשתתפים למלונות ולמעונות ווידוא תשלום דמי הלינה גזלה זמן רב, והיו גם קשיים פוליטיים בלתי צפויים – העובדה שהחברה לפיתוח מזרח ירושלים נתנה חסות לכנס (הם ויתרו על דמי הכניסה למרכז דוידסון ולמערת צדקיהו בטיול המתוכנן לירושלים) עוררה תרעומת ברחבי העולם, ונותנת חסות אחת (אחת מעמותות קרן ויקימדיה) דרשה ששמה יוסר מרשימת נותני החסויות בשל כך. אי הידיעה בדבר מספר האנשים שיגיעו בכל יום ויום הקשתה על תכנון מערך ההסעות, והחשש שאנשים ייעצרו על ידי משטרת הגבולות, או אף לא תותר כניסתם לארץ, הוביל למספר לילות ללא שינה בימים שלפני הכנס. ימי הכנס והנה הגיע שבוע הכנס. הגעתי ראשון לאתר הכנס, ביום שני, 1 באוגוסט, ב-8 בבוקר, וכמובן, מצאתי את עצמי שם לבד (התירוץ של אמיר לאיחור היה שהוא שתה יותר מדי בירה עם ויקיפדים גרמנים לילה לפני כן...). אולם תוך שעה התחילו להגיע מתנדבים נוספים, והחלו לארגן את בית הכט לקראת ימי המתכנתים ולהכין את תיקי המשתתפים. ימי הכנס עצמם חלפו במהירות רבה. כל בוקר הגעתי לאתר הכנס בשש בבוקר, ויחד עם יאן, נחי, אמיר ותומר התחלנו לגרור ספות, שולחנות וכיסאות ולארגן את גן האודיטוריום ואזורי הישיבה. לאחר מכן, כל היום עסקנו בתפעול תקלות – דאגה לאינטרנט שיעבוד; דאגה לכך שהשאטלים יֵצאו בזמן ויגיעו בזמן; שהכיבוד יהיה מוכן בהפסקות; טיפול באנשים שנפצעו (שניים אושפזו במהלך הכנס); דאגה לכך שההפסקות יסתיימו בזמן וההרצאות יחלו במועד; שיהיו מתנדבים בכל הרצאה שיפקחו על לוחות הזמנים בה - היה מקרה של מתנדב שהבריז במהלך הכנס מהמשמרת, כאשר מדובר היה במושב חשוב ביותר, שהרצה בו אחד מנותני החסות הגדולים והיה צריך למצוא מחליף בדחיפות; וכן שהמרצים יגיעו בזמן להרצאות. תומר אשור ואמו המתנדבת ניהלו את החמ"ל ביד רמה ופתרו את כל הבעיות במקצועיות ובמהירות, ואלה היו רבות. המקצועיות הרבה שלהם התבטאה בכך שאף אחד כמעט לא שם לב לתקלות. כמו כן היה צריך לטפל בנושא הלינה – אנשים הגיעו בטעות למעונות הלא נכונים, הגיעו למלונות הלא נכונים, ובכל שעה משעות היום קיבלתי טלפונים מהמלונות שביקשו שאבדוק איפה הטעות (ולשלוח את האנשים למלונות הנכונים). והיו בעיות רבות נוספות: היו כאלה שהגיעו יום קודם (נרשמו ללילה מסוים, אבל הגיעו ב-2 לפנות בוקר באותו היום, דבר שמבחינת הרישום משמעותו היה לילה נוסף מבחינת המלון – ועלות נוספת שלא נגבתה מהם מראש וצריך היה לגבות אותה), והיו רבים שלא היו מרוצים מהמלון שהזמינו והתעקשו לעבור מלונות – דבר בעייתי כי בגלל הכנס כל המלונות באזור מרכז הכרמל התמלאו, ולכן נאלצתי בשעות היום לדבר עם המלונות כמעט מדי שעה, ולברר אם היו ביטולים כדי לאפשר העברות אלה, ובשעות הלילה היו שיחות ועידה עם עובדי קרן ויקימדיה סן פרנסיסקו כדי להסדיר שאלות ארגוניות ותקציביות שהתעוררו. אני רוב הזמן ישבתי בדלפק הרישום והייעוץ, עניתי על שאלות וטיפלתי בהרשמה. בשעות הלילה צלצל טלפון החירום כמעט כל שעה – לרוב התקשרו מביקורת הגבולות לשאול אם אנשים שהגיעו לארץ אכן שייכים לכנס, והאם הם ויקיפדים מוכרים וניתן להכניס אותם לארץ (לרוב התשובה הייתה כן), והיו גם טלפונים מנתב"ג של אנשים שלא מצאו את מוניות השירות לחיפה. דוגמא לאירוע כזה היה משתתף שהחליט להגיע למסוף טאבה, שבתיקיו נמצא גם דרכון מזויף, ושסירב לאפשר לאנשי משמר הגבול לפתוח את המחשב הנייד שלו. לבסוף נדרש טיפול אישי בעניינו מצד אלון שוהם, ראש המחלקה הקונסולרית במשרד החוץ, על מנת לאפשר את כניסתו לארץ, והוא אכן הגיע לכנס. ניתן לומר כי בזכות שיתוף הפעולה ההדוק עם משרד החוץ, והעבודה של הראל ואמיר עם המחלקה הקונסולרית, ניתנו ויזות לכל מבקשי היתרי הכניסה לארץ, מלבד אחד מאיראן; הגיעו לכנס מספר ניכר של משתתפים מארצות שאין להן יחסים דיפלומטיים עם ישראל שקיבלו ויזות לכנס (ואפילו איראני אחד). מי אמר שחנונים לא יודעים לרקוד? ג'ימבו והחבר'ה נהנים במסיבת החוף שנערכה במהלך הכנס. אחד משני המרצים האורחים לא טרח לעלות על המונית שהמתינה לו בשדה התעופה, ועורר דאגה רבה, שכן חששנו שלא הגיע. בערב הכנס, בזמן מסיבת הפתיחה גילינו שהוא עשה צ'ק אין למלון שלו ושהוא נמצא בארץ. ההדים החיוביים מהמשתתפים הגיעו כבר מהיום הראשון. הבאים התלהבו מאתר הכנס, הנוכחים במסיבת המקדימים שנערכה על גג בית הספר תלתן וצפתה על הגנים הבהאים ונמל חיפה, התלהבו מהמוזיקה, מהבירה בחינם ומהאוכל הטוב (בשנה הקודמת, בגדנסק, הייתה רק מסיבה אחת ביום האחרון של הכנס, לא היה בה אוכל, וחולק בה רק משקה אחד לאדם). תמונות ממסיבת המקדימים היום הראשון עבר בהצלחה. המרצה האורח היה מרתק, וכל הבעיות הקטנות נפתרו, וההרשמה עברה בהצלחה, אף שהגיעו 120 משתתפים מעבר לכמות שציפינו לה (ובסה"כ 720 משתתפים). לדוגמה, כאשר נגמרו השרוכים של התגים, דלית קן דרור, מתנדבת, מיהרה לאוניברסיטת חיפה והביאה שרוכים חדשים. קוקטייל הפתיחה בנוכחות ראש העיר ולהקת סופר פליי היה מהנה ביותר, והקייטרינג היה מעולה, וכמו יום קודם, גם הפעם התגובות שקיבלנו היו שזו המסיבה הטובה ביותר שהייתה בוויקימניה אי פעם. ללא ספק הייתה זו המסיבה הגדולה ביותר אי פעם – למעלה מ-600 ויקיפדים בו זמנית במסיבה אחת. תמונות מקוקטייל הפתיחה מובן שדבר זה יצר ציפיות רבות למסיבת הסיום, שהיה צריך לעמוד בהן. איציק תכנן את המסיבות במקצועיות רבה, דאג לכל פרט ופרט, ממספר הבלונים והשלטים, ועד לפרטים הקטנים כמו דאגה לעוגת יום הולדת עם נרות עבור ג'ימי ויילס, שחגג בטקס הנעילה את יום הולדתו. תמונות מטקס הסיום אנו צפינו שרק 50 משתתפים ירצו לרדת לרחוץ בים בסיום יום הכנס האחרון, אבל כמעט 150 משתתפים רצו זאת – דבר שדרש הסטת שני אוטובוסים ושינוי מסלולים ברגע האחרון. המשתתפים הגיעו למסיבת החוף בדיוק ברגע השקיעה, והמיקום שנבחר, חוף נירוונה, אפשר לשכשך רגליים במים תוך שתייה וצפייה בשקיעה. התקליטן היה מעולה, ומופע הרקדנים האפריקאים הפתיע את כל הנוכחים. גם המגנטים עם תמונות המשתתפים היה דבר שלא הכירו מרבית המשתתפים הזרים. ללא ספק – הייתה זו מסיבת הוויקיפדים הטובה ביותר אי פעם (ועלתה על שתי קודמותיה, בשני הערבים שקדמו). תמונות ממסיבת החוף ויקיפדים מודים לצוות המארגן בתום טקס הסיום. טיולים מסיבת הסיום לא חתמה את הכנס. למחרת התקיימו הטיולים המאורגנים (לארבעה יעדים: עכו, חיפה, נצרת והגליל וירושלים), כאשר הטיול לירושלים כלל ארבעה אוטובוסים וחמש קבוצות המבקרות באתרים שונים והצריכות להיפגש בשעות מסויימות (לצורך ארוחת צהריים, ולצורך עלייה על האוטובוסים ומעבר לתצפית משותפת מטיילת ארמון הנציב) – מערך לוגיסטי מורכב ביותר. בעודי בדרך לירושלים היה צריך לפתור תקלה – התברר שהסיור בחיפה היה צפוי להסתיים בשעה 13:00, בעוד שבטעות בחוברת הכנס פורסם שהוא יסתיים ב-15:00, ומשתתפי הסיור זעמו. היה צריך להאריכו בשעתיים (דבר שמשמעו מדריך נוסף ואוטובוס נוסף) – לא דבר שקל לארגן ברגע האחרון, אולם גם לזה נמצא פתרון והסיור הוארך בשעתיים. הסיור המורכב לירושלים, שתכננה והדריכה תמרה יחד עם ארבעה מדריכים מתנדבים נוספים, היה מוצלח ביותר, ונחשב בעיני רבים כנקודת שיא של הכנס. מבחינה לוגיסטית הסיור עורר דאגה רבה שמא משתתפים יֵלכו לאיבוד בדוחק שבשוקי העיר העתיקה של ירושלים. בסופו של דבר איש לא הלך לאיבוד, וכולם הגיעו לאוטובוסים שנסעו לחיפה ואף ישירות לשדה התעופה. תמונות מהסיור לירושלים לסיכום ניתן לסכם ולומר שהפקת הכנס הייתה חוויה מדהימה. אמנם לא קלה, ולעתים מתסכלת, אבל מרגשת. ויקימדיה ישראל הצליחה להרשים את קרן ויקימדיה ואת כל העמותות העולמיות ביכולתה. תוצאות הכנס מורגשות כבר כיום – נציגי מוזיאון ישראל שנכחו בכנס ונציגי הספריה הלאומית, בעקבותיו, הסכימו לשיתוף פעולה הכולל העסקת "ויקיפד הבית" במוסדות אלה. מוסדות אחרים הציעו לשתף פעולה ביצירת תוכן חופשי ובשחרור תכנים חופשיים (כמה מסיורי אלף מילים הקרובים מבוססים על שיתופי פעולה אלה, וכן שיתוף הפעולה עם תחרות הקריקטורות הבינלאומית בחיפה). בימי הכנס השתתפו למעלה מ-70 מתנדבים שסייעו בהובלות, בקבלת פנים בשדה התעופה, בנוכחות באולמות, בליווי טיולים ובמתן מענה בדלפקי הקבלה והייעוץ. בלא עזרתם, הכנס לא היה מצליח. ואכן הכנס היה הצלחה – ההרצאות היו מרתקות, נוצרו חברויות בין ויקיפדים מכל העולם, ואף הצטרפו כותבים חדשים לוויקיפדיה בעקבותיו. אני בטוח שבשנים הבאות יתקשו מתכנני הכנסים לעמוד ברף שהכנס בחיפה הציב להם (כבר עכשיו שמעתי שהצוות הוושינגטוני שובר את הראש איך לעשות מסיבת חוף בוושינגטון, שכידוע – אינה ליד הים. וזו אינה בדיחה – הם רציניים לגמרי).

הצפייה בעיתון הותאמה בצורה אופטימלית לרזולוציה 1024X768 ו-1280X1024.