מערכות-מידע כמשאב ניהולי

מתוך ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית
קפיצה אל: ניווט, חיפוש
Gnome-edit-clear.svg ערך זה זקוק לעריכה: הסיבה לכך היא: כתוב כמאמר ולא כערך.
אתם מוזמנים לסייע ולתקן את הבעיות, אך אנא אל תורידו את ההודעה כל עוד לא תוקן הדף. אם אתם סבורים כי אין בדף בעיה, ניתן לציין זאת בדף השיחה.

מערכות המידע הראשונות הוקמו בשנות ה-60 והיו בעלות ממשק בסיסי ביותר. יעודן היה לספק מידע לחברות גדולות לצורכי תפעול הארגון, וזאת על ידי שליפה מתוך בסיסי נתונים עצומים, אולם ללא אפשרויות ניתוח נתונים מתקדמות. בימינו, יישומים שונים נמצאים בשימושו של כל עסק מודרני, ממשק המערכות הוא ידידותי ומגוון השירותים שהן מספקות הוא רב ביותר. כדי לשמור על יתרון עסקי, החברות השונות מחויבות להשקיע משאבים רבים בפיתוח ועדכון התוכנות שברשותן.

מהי הבשורה במערכות המידע[עריכת קוד מקור | עריכה]

קודם למערכות המידע, היו עסקים גדולים שומרים את הנתונים שאספו בספריות גדולות – כל ארגון שכזה החזיק ספריה ובה עבדו במקביל מס' ספרנים במטרה לספק פריטי מידע שהזמינו אנשי השיווק, המכירות או קובעי המדיניות בחברה. אלו, היו משגרים בדואר את הבקשות שלהם לנתונים, ומקבלים תשובות כעבור מספר ימים. לו עובד נזקק למידע בדחיפות היה עליו לנסוע לאותו מרכז ולעזור במציאת הנתונים, כך שיגיעו לידיו עוד במהלך ביקורו שם. עבור מנהל, מידע הוא כלי לקבלת החלטות. קבלת ההחלטות יוצרת ערך עבור החברה. בעבר, שלט המנהל במתרחש בארגונו באמצעים פשוטים: עין ויד – כל המידע הנחוץ לו היה תחת עינו, הוא היה אחראי לפיקוח על העבודה ורשם לעצמו את הנתונים הדרושים לו. ככל שהעסק גדל, התרחק המנהל מהעבודה בשטח וכתוצאה מכך, גם המידע העדכני התרחק ממנו. בינתיים, נוספו אנשים לדרג הניהולי ואז, דרגי ביניים – לכל אלו היה דרוש המידע. פתרון מקובל היה ישיבות מרובות משתתפים. המגבלות שנוצרו:

  • איטיות הנובעת מאי-זמינות המידע לשליפה בזמן אמת ;
  • היווצרות כפילות של מידע ושל פעולות קלט/פלט ;
  • גמישות נמוכה בכל הנוגע לעיבוד מידע ולהפיכתו לידע ;
  • קושי רב בהפצת מידע לכלל הארגון וללקוחותיו ;
  • אי-שקיפות ארגונית.

מערכות מידע התואמות את צרכיו של המנהל המודרני צריכות לקיים שלוש תכונות:

  • אמינות – התאמה בין המציאות הפיזית לתמונה המשתקפת במערכת המידע.
  • מהירות – קיום זמן קצר בין אירועים להופעתם במערכת המידע. אירוע שהתרחש בארגון, צריך לתת את אותותיו באופן מיידי במערכת. קיום פרק זמן ארוך בין האירוע להצגתו בתוכנה, יביא לכך שהמנהל לא יקבל תמונה עדכנית של הדברים – לא "יחוש את הדופק בארגון".
  • זמינות – על הנתונים להיות נגישים לצרכן – "בקצות אצבעותיו". מידע בעותק קשיח אינו שימושי – לא ניתן לבצע עליו שאילתות. במצב כזה, את השאילתות יש להפנות לספק המידע, דבר שיוצר מצב בו ה"כוח" נותר בידי ספק המידע והמנהל אינו יכול לקבל החלטות בזמן. יתרה מכך, חשיפת המנהל לנתונים עצמם עשויה להביא לכך שיגיע לתובנות נוספות/שונות, אשר מידע "סטטי" ימנע ממנו מלהגיע אליהן.

מערכות מומחה[עריכת קוד מקור | עריכה]

מערכות מומחה נועדו לסייע בקבלת החלטות בתחום מוגדר מסוים. כל מערכת מסוגלת "להציע החלטות" בתחום שונה ועל-פי פרמטרים שונים, בהתאם למידע שהוזן אליה. מערכות המומחה הן תוכנות אשר למעשה משתמשות בבינה מלאכותית לצורך הדמיית התנהגות כאדם מומחה. הבדיקה היא של מצבים מסובכים כנגד מאגר נתונים של אפשרויות ואז, יצירת חוקים בסגנון של "אם מתקיים מצב X, אזי יש לבצע Y". מערכות מומחה מאפשרות לפתור בעיות מורכבות של קבלת החלטות ללא אימון מוקדם ולא הכרת הלוגיקה בבסיס ההחלטה. המומחיות והידע הצבורים באותו נושא מוסבים לחוקים, הנבנים כעצים היררכיים של תהליכים, או כמבנים של קשרים והסתברויות בין סיטואציות להתנהגויות מצופות. בנוסף, מערכות מומחה מספקות ידע מקצועי, הסברים, הנחיות והמלצות מעבר לתהליך פתרון הבעיות. תרומתן של מערכות המומחה לארגונים היא בחסכון בזמן; בשיפור הרציפות, האיכות והאמינות של תהליכי הייצור והשירות; במימוש נכסי ידע שברשות הארגון; לעתים, תוך הסקת מסקנות אשר אין האדם יכול להגיע אליהן.

מערכות מומחה אינן יכולות להחליף לחלוטין את האדם! זאת מפני שהן דורשות אחזקה שוטפת וכן התאמה של הנתונים בהן למציאות המשתנה.

דוגמאות למערכות מומחה[עריכת קוד מקור | עריכה]

בית החולים "קליבלנד קליניק" באוהיו, חבר עם IBM ליישום פתרון המאפשר שימוש יעיל ומושכל במידע הרב שנצבר במגוון המערכות במרכז הרפואי. אלו כוללים מאגרי מחקרים, מאגרי מידע על חולים ובסיסי נתונים נוספים. התוצאה: יכולת לאבחן מחלות, קיצור משמעותי בקבלת החלטות והחשוב מכל, טיפול יעיל וטוב יותר בחולים בהתבסס על אינטגרציה בזמן אמת של כלל המידע הארגוני.

המשטרה עושה שימוש במערכת מומחה אשר פותחה לעזרה בתפיסת אנסים. על-סמך נתונים שאספה המשטרה, תוך הצלבה עם בסיס נתונים, מציינת המערכת את האזור הסביר ביותר להמצאות האנס בו. זאת על-פי בדיקת דפוסי התנהגות של החשוד מול המידע הקיים מהעבר. השטח המצומצם, אליו מפנה המערכת את השוטרים, הוא בגודל של 6% מהשטח בו היו מחפשים במקרים דומים בעבר, על-סמך בדיקתם של השוטרים (ללא סיועו של המחשב).

בחקלאות, "מערכות השקיה חכמות" קובעות ללא התערבות אדם, מתי יש להשקות את האדמה ביותר מים ומתי בפחות (על סמך תרחישים הקשורים לטמפ', הלחות וכו'). מערכות מומחה יש גם ברפת: מערכות חליבה מופעלות אוטומטית כאשר הגיעה העת לחלוב את הפרה.

כלים לניהול מידע וידע בארגון[עריכת קוד מקור | עריכה]

חברות מסחריות בימינו מהוות תמיד "ארגון לומד", משמע הן מקיימות שלבים של הסקת מסקנות והפקות לקחים מאירועים שונים המתרחשים בחברה. פיטר סנג'י (מומחה בתחום הניהול ב-MIT, המכון הטכנולוגי של מסצ'וסטס, ושימש מנהל תוכנית החשיבה המערכתית והלמידה הארגונית בבית-הספר למנהל עסקים ע"ש סלואן), הגדיר ארגון לומד כ"ארגון, שאנשיו מרחיבים ללא הרף את יכולתם לעצב את עתיד הארגון ואת המציאות הרצויה לארגון ואינם מסתפקים בפעילות לצורך הישרדות".[1]

לצורך קיומו של "ארגון לומד", על החברה לנצל באופן שוטף את הנתונים המוזרמים אליה מכל הדרגים ולהשתמש במערכות, אשר תתעדנה את הפעילות השוטפת ותאפשרנה לשלוף חיתוכים של נתונים.

מערכות ניהול ידע מאפשרות שיתוף של המידע הקיים בארגון באופן חוצה-ארגון, כך שאין צורך לעדכן באופן פרטי במידע כל משרד וקבוצה. בצורה זו יש גישה שוטפת של כל העובדים הרלוונטיים לנתונים הדרושים להם. במערכות אלה ניתן לכלול פורטלים ארגוניים ובלוגים.

מערכות ניהול מידע משמשות לשמירת נתונים קיימים על לקוחות ואופן הטיפול בהם (במערכות CRM) וכן, על תהליכים פנימיים בארגון (במערכות ERP).

הפורטל הארגוני[עריכת קוד מקור | עריכה]

פורטל ארגוני הוא שער לכלל מידע הקיים בארגון או לחלקו, ואשר משמש את הארגון או קבוצות בו בעבודתם השוטפת. מטרתו היא להקל על הגישה, השיתוף וההפצה של הידע בארגון. מדובר בדף בטכנולוגיית Web, המאפשר גישה ליישומים שונים הדרושים לפעילות העובדים בארגון וגורמים הקשורים בו. הוא מאפשר לעובדים להמשיך ולהפיץ את הידע החדש שהם רוכשים וכך ליצור סביבת עבודה שיתופית. בפורטל הארגוני ניתן להכיל גם קישור לתיבות דואר אלקטרוני של העובד, לארכיון כתבות בתחום העיסוק, למאגר שאלות נפוצות עם תשובות עליהן, לקבוצות דיון, טיפים וטפסים שונים הדרושים לעבודה. IBM מפעילה את ThinkPlace – אתר פנימי, המהווה פלטפורמה פתוחה, שיתופית וגלובלית, לקידום החדשנות, ההמצאה והחשיבה המקורית בחברה. באמצעות פורטל ארגוני זה, יכולים עובדי IBM להציג רעיונות להרחבת עיסוקי החברה, לפתרון בעיות או לשיפור התרבות הארגונית. רשת כלל-עולמית של מומחים בתחומים שונים עוקבת אחר הרעיונות המבטיחים ביותר.

בלוג אישי / קבוצתי[עריכת קוד מקור | עריכה]

"בלוג" (Blog) הוא כלי חדש יחסית, ששמו נגזר מהמילים "Web" ו-"Log". משמעותו היא "יומן רשת". יומני רשת מאפשרים לגולשים לחלוק את חייהם הפרטיים, סיפוריהם, דעותיהם והשקפת עולמם ועוד. בחברות מסחריות ישנו שימוש בבלוגים בעיקר כדי לשתף קבוצות אחרות או עובדים אחרים בחברה בתהליכים שונים. כך למשל, בתהליך פיתוח של תוכנה, בלוג משמש את המתכנתים בתיעוד בעיות בהם הם נתקלו, כך שאחרים יוכלו לייעץ להם. באותו אופן קבוצת עובדים יכולה לשמר מידע על עבודתה מדי יום ולהציג זאת בפני קבוצה אחרת, העוסקת בתחום דומה, או נמצאת בסניף אחר, למטרות שיתוף פעולה.

CRM - Customer Relationship Management[עריכת קוד מקור | עריכה]

מערכת המשלבת את כלל הקשר בין החברה ללקוחותיה ובה מתועד מכלול תהליך הטיפול בהם, המוצרים אשר קנו ממנה, תלונות של הלקוחות, תשלומים ועוד. בצורה זו ישנו ייעול הטיפול בלקוח. מערכת ה-CRM מקשרת בין כל המחלקות המטפלות בלקוח, החל משלב קנייתו של המוצר, כאשר לכל מחלקה גלוי מידע הרלוונטי רק לה או שכולם חשופים לכל המידע (על פי הגדרת החברה).

ERP - Enterprise Resource Planning[עריכת קוד מקור | עריכה]

מערכות ERP (תכנון משאבים בארגון) הפכו למקובלות מאוד בארגונים הגדולים. המערכות אמורות לספק מעין פלטפורמה אחידה למידע בנוגע לפעילות השוטפת של הארגון בתחומים כגון: לוגיסטיקה, כוח אדם, מלאי, תקציב, תכנון ואחרים. המערכת משמשת לניהול תהליך אספקה: קביעת מטרות, קביעת מדדי ביצוע, פיתוח מדיניות ונקיטת פעולות.

תמונה:ERP.

סיכום[עריכת קוד מקור | עריכה]

"עסקים שלא ישכילו להבין את התלות בטכנולוגיה כתנאי קיומי להישרדותם, עלולים להיעלם מהמפה עד שנת 2006", קבע מנכ"ל חברת הייעוץ גרטנר ישראל ב-2004, ודווח כי בנקים גדולים בישראל השקיעו באותה עת כל אחד 200-100 מיליון דולר בעדכון התשתיות הטכנולוגיות לצורכי "כלכלת העתיד", המחייבת סגירת פערים טכנולוגיים מול מתחרים בשוק המקומי, ויישור קו מול מתחרים פוטנציאליים מהשוק הבינלאומי.

"בנקים כדוגמה מייצגת", הוא הסביר, "אינם מסוגלים להציע היום ללקוחותיהם תוכניות בנקאיות שונות מהותיות ממתחריהם, ולכן הבידול בא לידי ביטוי יותר ויותר במהירות שבה מטמיע הבנק יישומים טכנולוגיים שמשפרים את היעילות והשירות ללקוח".

מקורות[עריכת קוד מקור | עריכה]

  • אפשטיין, מ' (1995). מגבלותיו של המחשב כרופא. סטטוס – הירחון לחשיבה ניהולית, 54, 66-67.
  • דנציג, א' (2003). איכות המידע והשפעתה על איכות הניהול. ניהול – מגזין מנהלי ישראל, 150, 8-10.
  • עמיהוד, יצחק (2000). מילון הוד-עמי למונחי מחשב בשיתוף מכון התקנים. הרצליה : הוד-עמי.
  • שוורץ, ר (1994). מחשבים ותקשורת – מערכת מומחה בשרות המשטרה. גלילאו – המגזין הישראלי למדע *ולאקולוגיה, 7, 10.
  • רביד, ג' ושיזף, ר. ספר הוויקי במבוא למערכות מידע.

http://web.archive.org/20061208173147/wiki-openu.openu.ac.il/wiki/index.php

  • Gibbons Paul, L. (2003). Why Three Heads Are Better Than One (How to Create a Know-It-All Company). CIO Magazine, December 1.
  • Melymuka, K. (2002). Knowledge Management Helps Cut Errors by Half. Computerworld.

http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=72513

הערות שוליים[עריכת קוד מקור | עריכה]

  1. ^ ראו גם ערך למידה ארגונית